エッセイ

参加者に喜ばれる勉強会やイベント主催と幹事をやるときのコツ

コロナによる緊急事態宣言も明け、すこしずつオフラインでのイベントやセミナー開催も増えてきましたね。

私は、コロナ前は月1-2回ほど定期的に勉強会を主催していた時期がありました。その時のことを思い出して、イベント運営のコツをまとめました。

*会場でのコロナ対策は省略してます。

複数人でイベントを開催するときに幹事がやること。

イベント開催は一人でもできるのですが、私は有志を集めて複数人で開催・運営をしてきました。

幹事の私がやったことは次の通りです。

  1. コンセプトメイク(主催じゃない場合はしない)
  2. 当日までに何をするかを日毎に管理する
  3. 主催や運営グループ内の意見の整理と判断
  4. 役割分担
  5. 他のメンバーへのアドバイスやサポート

といった内容がメインでした。

コンセプトメイク編

そもそもなぜそのイベントをやるのか?「動機」や「テーマ」からイベントは生まれます。

仮に飲み会ひとつにしてもそうだと思います。

単に飲むだけでなく、毎回テーマがある飲み会の方が、集まる人たちは、「共通項」があるから毎回盛り上がります。

「なぜそれをやるのか」を最初に明確にしてからイベントを組み立ててみよう。

イベント成功をもたらすための情報の整理と意思決定

「なぜやるのか」というコンセプトメイクができれば、次は「どうやるのか」というオペレーションの話です。

幹事は、オペレーションタスクにおいて、重要な役割を担っています。

しかしそんなに難しく考える必要はないと思います。

やっていることは「情報の整理と意思決定」に集約されます。

僕は、運営チームに、会議の議事録やタイムスケジュールやWBSを「わかりやすく」「結論だけを」共有することに注力しています。

「わかりやすく」共有するとは、

  • 決まったこと
  • 確認が必要なこと
  • メンバーの誰が何をするのか(いつまでにどんな形でアウトプットしてほしいのかを伝える)

を明確に共有すること。

そうすると、メンバーも全体感を掴みながら自分のやるべきことがわかりますし、連帯感を持って前に進んでいるという実感が湧きます。

まとめ

このように「なぜやるのか」という戦略と、「どうやるのか」というオペレーションの両輪を会議でしっかり確認しながら進めていくと、チームに連帯感や前に進んでいる実感を持ちやすく、イベントは大抵の場合「成功」すると感じます。

参考になれば幸いです。

ABOUT ME
マコ
仮想通貨ブロガー×フリーランス10年目の43歳 ▶︎HP制作、WEBマーケティング、WEBコンサル、ライティングが得意 ▶︎3年連続年収8桁達成▶︎仮想通貨やNFT、Web3についてわかりやすく解説します